Como criar um Sistema de Gestão da Qualidade para ISO 9001.
- Wolf & Müller Engenharia e Consultoria Industrial
- 25 de jan.
- 6 min de leitura
Se você é dono de uma empresa ou está pensando em estruturar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), pode parecer uma tarefa complexa no começo. No entanto, com um pouco de planejamento e organização, é possível criar um sistema eficaz, mesmo sem experiência prévia.
Neste artigo, vamos descomplicar o assunto e guiar você pelos primeiros passos para implementar um SGQ. Além disso preparamos uma checklist gratuita para você se guiar nesse momento para criação de um sistema de gestão de qualidade eficaz para obter a certificação ISO 9001 para sua empresa ou organização.
O Que é um Sistema de Gestão da Qualidade?
Um Sistema de Gestão da Qualidade é um conjunto de políticas, processos e procedimentos que ajudam uma organização a garantir que seus produtos ou serviços atendam às expectativas dos clientes e aos padrões de qualidade. Ele também é utilizado para melhorar continuamente os processos internos da empresa.
A certificação ISO 9001 é um dos principais padrões internacionais para Sistemas de Gestão da Qualidade. Ela estabelece diretrizes que ajudam empresas a garantir consistência e qualidade em seus produtos ou serviços, promovendo melhoria contínua e aumentando a satisfação do cliente.
A seguir vamos guia-lo através de passos para estruturação do seu SGQ.
Passo 1: Entenda a Importância do SGQ
Antes de iniciar, é essencial entender por que um SGQ é importante. Ele ajuda a:
Aumentar a satisfação do cliente.
Reduzir desperdícios e custos operacionais.
Melhorar a eficiência dos processos.
Cumprir requisitos regulatórios e normativos.
Com esses objetivos em mente, você terá clareza sobre o impacto positivo do SGQ na sua empresa.
Passo 2: Defina os Objetivos do Seu Sistema de Gestão da Qualidade
O segundo passo é estabelecer objetivos claros e mensuráveis para o seu SGQ. Por exemplo:
Reduzir o número de reclamações de clientes em 20% em seis meses.
Aumentar a produtividade em 15% no próximo ano.
Melhorar o tempo de entrega de produtos ou serviços.
Definir objetivos ajuda a orientar as ações e medir os resultados ao longo do tempo.
Passo 3: Defina o Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade
Definir o escopo é extremamente importante para delimitar o seu sistema de gestão de qualidade, é nele que vamos definir o que o sistema abrange, o que será auditado e o mais importante, o escopo estará no certificado da ISO 9001 de sua empresa.
Montamos alguns exemplos para lhe ajudar a criar o escopo de seu sistema de gestão da qualidade.
Exemplo 1: Uma empresa que fabrica móveis em MDF para comercialização pode ter seu escopo definido como: "Desenvolvimento, produção e comercialização de móveis fabricados em MDF"
Exemplo 2: Uma empresa que fabrica caixas de água polietileno para comercialização, pode ser definido como: "Projeto, Fabricação e Comercialização de reservatórios de água em PE (Polietileno)"
Passo 4: Identifique e Documente os Processos de sua empresa
Liste os principais processos da sua empresa. Eles podem incluir:
Atendimento ao cliente.
Produção ou entrega de serviços.
Controle de estoque.
Recursos humanos.
Comercial
Expedição
Aquisição
Laboratório
Controle de Qualidade
Crie documentações padronizadas descrevendo o que é feito em cada processo, seja ele administrativo ou produtivo, detalhando quem é responsável por fazer o que, o que deve ser feito e quando deve ser feito, adicione fluxogramas e anexos. Além de contribuir para sua certificação ISO 9001, a documentação bem elaborada vai auxiliar a padronização do trabalho, garantindo que a qualidade do produto ou serviço seja a mesma independente de quem esteja desempenhando a fabricação do produto ou prestando o serviço.
Passo 5: Crie Registros e evidências de que seus processos são seguidos
Registros são evidências de que os processos foram seguidos. Esses documentos devem ser preenchidos, mantidos e utilizados para que o sistema de gestão funcione naturalmente.
Existem diversos tipos de registros que seu sistema de gestão pode ter:
Registros de Inspeção e Testes;
Registros de Treinamento e Capacitação;
Preenchimento de Não Conformidades e Ações Corretivas;
Registros de Reclamação de Clientes;
Registros de Calibração de Equipamentos de Medição;
Checklists de Verificação;
Controle de Emissão e Revisão de Documentos Controlados, etc.
Passo 6: Elabore uma Política da Qualidade de sua Empresa.
A Política de Qualidade é um item obrigatório para um Sistema de Gestão da Qualidade, junto com os objetivos, ela norteará o SGQ. Uma política bem definida, inclui o que é importante para a empresa, de que maneira ela vai ela vai alcançar o que é importante.
Veja o exemplo de uma política da qualidade de uma empresa fabricante de cosméticos fictícia:
"A Wolf & Müller Costméticos está comprometida com a excelência no desenvolvimento, produção e fornecimento de cosméticos, visando atender às expectativas de nossos clientes e promover saúde, bem-estar e beleza.
Para isso, buscamos garantir a satisfação do cliente, oferecendo produtos e serviços de alta qualidade, seguros e eficazes, alinhados às normas regulamentares e às necessidades do mercado. Investimos continuamente em inovação e sustentabilidade, desenvolvendo soluções que respeitem o meio ambiente e as comunidades em que atuamos.
Nosso compromisso com a conformidade inclui o cumprimento rigoroso das regulamentações aplicáveis ao setor de cosméticos, promovendo a melhoria contínua de processos, produtos e do Sistema de Gestão da Qualidade.
Valorizamos nossos colaboradores, incentivando seu desenvolvimento e garantindo um ambiente de trabalho seguro e focado na qualidade. Além disso, adotamos práticas éticas e responsáveis, com o objetivo de minimizar o impacto ambiental e contribuir positivamente para a sociedade.
Com base nesses princípios, reafirmamos nosso compromisso com a qualidade em todas as áreas do negócio, consolidando a confiança de clientes, parceiros e demais partes interessadas".
Passo 7: Envolva a Equipe
Um SGQ não é algo que você pode fazer sozinho. É importante envolver a sua equipe desde o início. Realize reuniões para explicar o que é o SGQ, os objetivos que vocês querem atingir e como cada colaborador pode contribuir. Os colaboradores devem saber quais serão as mudanças trazidas pelo sistema de gestão da qualidade, como isso vai impactar no seu trabalho diário e qual é seu papel dentro do SGQ.
Dicas para engajar a equipe:
Explique como o Sistema de Gestão de Qualidade trará benefícios para o dia a dia de cada funcionário dentro da empresa e como a empresa pode alcançar mais mercados consumidores com a certificação ISO 9001, trazendo mais recursos e consequentemente assegurando o trabalho e oportunidades de crescimento de carreira.
Forneça treinamentos sobre qualidade. Traga pessoas que tenham experiência com sistemas de gestão para explicar e motivar seu time.
Reconheça os esforços e conquistas.
A empresa deve abordar o assunto continuamente com seus colaboradores visando aumentar a eficácia do sistema de gestão.
Passo 8: Implemente Melhorias Contínuas
O SGQ não é um projeto com um fim definido; ele deve ser constantemente revisado e melhorado. Para isso:
Recolha feedback de clientes e colaboradores.
Realize auditorias internas para identificar falhas.
Ajuste processos sempre que necessário.
Utilize ferramentas como o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) para gerenciar as melhorias de forma estruturada.
Passo 9: Considere as Normas de Qualidade
Se você deseja que sua empresa alcance padrões reconhecidos internacionalmente, pode ser interessante adotar uma norma de qualidade, como a ISO 9001. Essa norma fornece diretrizes detalhadas para criar um SGQ robusto e eficaz, ajudando a garantir padrões elevados e consistentes em todas as áreas da empresa.
Passo 10: Monitore e Avalie Resultados
Por fim, acompanhe regularmente o desempenho do seu SGQ. Use indicadores de desempenho para avaliar se os objetivos estão sendo atingidos e onde há espaço para melhorias.
Alguns exemplos de indicadores são:
Tempo de resposta ao cliente.
Índice de satisfação do cliente.
Taxa de retrabalho ou erros.
Conte com todo o apoio que você precisa para a estruturação do seu Sistema de Gestão da Qualidade
Sabemos que estruturar um Sistema de Gestão de Qualidade não é algo simples e nem feito da noite para o dia, mas esse artigo busca auxiliar quem está iniciando nessa tarefa e naturalmente possui dúvidas a respeito da implantação e manutenção.
Diante disso a Wolf & Müller se coloca a disposição de sua empresa para prestar todo o suporte que você necessita para implantação de seu Sistema de Gestão de Qualidade. Nosso objetivo é que você esteja preparado para a certificação da ISO 9001.
Lembre-se de que, além de prospectar novos mercados, a implementação da ISO oferece inúmeros benefícios para a empresa. Entre eles estão a redução de custos por meio de processos de produção mais otimizados, a melhoria da qualidade em todos os níveis, o aumento do foco no cliente, a capacidade de atender aos requisitos estabelecidos e a garantia de conformidade com padrões internacionais. Esses fatores ajudam a manter a empresa competitiva no mercado.
Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas, nosso time está pronto para atendê-lo. Clique aqui e solicite uma checklist gratuita para elaborar seu sistema de gestão da qualidade!
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